引論：我們為您整理了13篇檔案管理服務內容范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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1 內容管理的簡單認知：產生背景與概念界定

1.1 內容管理產生的背景。隨著計算機技術和網絡技術應用的普及，各領域都堆積了海量的信息資源。正確管理和合理開發這些產生于內外部的信息資源，已經成為企業科學決策、增強競爭力的關鍵。

在政府、電信、金融、媒體等以內容為其主要核心業務的行業中，內容和應用程序代碼已成為最主要的關鍵性資產。利用者對非結構化數據管理的需求已經超出了傳統數據管理的概念。如何一方面滿足利用者對結構化數據管理和非結構化數據管理的需求，一方面，又能為數據擁有者創造經濟或社會效益，達到“雙贏”的目的，成為社會各界研究和思考的問題。

1.2 內容管理概念的界定。早期的內容管理CM （Content Management），側重于對出版物的管理，通常以儲存、流程、元數據（Metadata）為組件來制作管理系統。在我國，一般援引鮑伯（Bob Boike）在其論文“Content Management Concepts”（《內容管理概念》）中的定義：“內容管理是指在目標出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]從構詞上看，“內容管理”=“內容”+“管理”。在網絡技術環境中，“內容”是指具有價值的能夠容易、安全、快速地進行共享和利用的信息資產，它是各種結構化數據和非結構化文檔的信息聚合體；“管理”是對“內容”進行的一系列處理過程，至少包括收集、管理、、更新、存檔等環節，以便最終讓利用者找到“內容”[2]。

通信技術和網絡技術的發展日新月異，人類信息生產能力快速提升。有資料顯示，在企業存儲的海量數據中，傳統關系型數據庫管理系統處理的結構化數據不到數據信息總量的15%，即有超過85%的商業數據是非結構化的[2]，如財務報表、辦公文檔、電子郵件、音頻視頻等，所有這些結構化和非結構化數據都是數據“內容”的具體表現。

2 內容管理進一步了解：應用現狀與發展趨勢

2.1 CM的應用現狀?！皟热莨芾怼弊蕴岢鲆詠?，以其先進的理念和優良的技術性能，在全球信息化浪潮之下，成為所有信息化應用的基礎。從國內外應用實踐看，目前，內容管理已經廣泛應用于政府、金融、保險和媒體等各領域。以政府部門為例，在國外，美國馬薩諸塞州政府整合州內160個政府機關，設立一站式電子政務平臺，各個州屬機關不再架構各自的電子化政府系統[1]；在國內，我國利用內容管理搭建統一的電子政務平臺也在積極建設中，如陜西電子政務網站就是基于內容管理而設計和運作的。

2.2 CM的發展趨勢。內容管理內涵極為豐富。作為一種理念，可以在任何領域解釋；作為一種管理方式，其應用范圍仍在不斷拓展。從技術和應用的角度，結合內容管理實踐發展的經驗和教訓，未來內容管理的發展方向主要在于：

2.2.1 CM的應用范圍不斷拓展。從國內外大量資料和實踐案例看，未來內容管理將主要朝著兩個“ECM”方向發展，分別是：企業內容管理（Enterprise Content Management），是指以在企業業務流程各個環節中的內容為中心，把各中心內容聯接起來構成一個完整的企業集成業務流程；電子商務內容管理（E-business Content Management），是指在電子商務交易過程中對采集、管理、存儲、保管、檢索、等整個內容價值鏈的管理，實現E2E（企業和企業之間）、E2S（企業和供應商之間）、E2C（企業和客戶之間）的所有內容的良好共享。

2.2.2 CM與業務應用進一步結合。內容管理首先是一種管理理念，但其本身又是一種技術和管理方式，其終極目的仍是服務于具體的業務過程。如，在微軟Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客戶使用Web站點輸入個人特征信息，存儲到CRM中，而Content Management Server 2001訪問這些數據并根據客戶特征管理客戶訪問到的內容[3]。

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城市房產檔案管理是現代社會服務的基礎工作之一。房產檔案管理能夠保障城市紡物產權的明確、了解城市房產信息，房產檔案是產權權屬登記的重要依據。隨著經濟和社會的快速發展，房產的信息會經常的發生變動，在這個過程中一定要確保房產信息的真實準確，不可出現半點馬虎，只有房產信息的準確，才能為城市的建設發展提供可靠的依據。同時要提高房產檔案管理的服務質量，增強服務意識，確保民眾的查詢要求得到滿足，并且要盡可能運用更先進的管理手段，使得房產檔案的管理更加有效率，以此提高房產檔案信息的利用效率，保證城市的房產健康、和諧、可持續發展。要將房產檔案管理工作放到首位上，強化管理工作人員的服務意識，在房產檔案的工作當中，以服務為主，管理為輔。

3.城市房產檔案管理服務質量的重要性分析

城市房產檔案是國家檔案的重要組成部分，是現代房產行政管理工作中形成的房產基礎信息檔案。房產檔案管理工作中基礎材料較多，而且受其專業性影響使得房產檔案管理工作需要以建筑專業為基礎、以檔案管理為手段開展管理工作。房產檔案對城市的建設和發展的重要性不言而喻，通常來講房產檔案的管理工作量比較大，涉及的范圍也比較廣，這就需要從業人員具有非常專業的管理水平，不但了解建筑方面的專業知識，還要熟練掌握房產檔案的管理手段。一般情況下，房產檔案管理工作中涉及到最多的工作內容就是，產權交易以及轉讓、城市規劃建設這兩個方面，所以管理工作者要加強對這兩個方面業務的學習和掌握，提高管理水平，提高工作效率。

4.如何提高城市房產檔案管理工作服務質量

根據城市房產檔案管理服務對象與服務內容，現代城市房產檔案管理工作服務質量的提高應從以下幾個方面進行。從服務意識樹立與提高入手，強化人員業務水平、完善服務制度，實現城市房產檔案管理服務質量的提高。

4.1樹立服務意識

我國的房產檔案管理工作的不足，主要表現在管理工作人員的服務意識不強，服務質量無法得到保證，嚴重影響了房產檔案管理工作的效率和質量。所以要加強對管理工作人員的教育和培訓，增強服務觀念，保證房產檔案管理中的各項工作順利展開。同時房產檔案管理工作人員應當從自身的角度出發，將服務放到第一位，提高自身的素質，熟練掌握相關的工作技能，增強服務意識，提高房產檔案管理的服務質量。

4.2強化人員培訓

作為房產檔案服務工作中的重要內容，如何提高辦事效率是提高服務質量的關鍵。因此，房產檔案管理部門需要從人員的培訓強化入手，以業務能力、業務水平的提高促進服務質量的提高。通常來講，房產檔案管理的工作量比較大，而且時間緊任務重，對從業人員的培訓無法及時展開，針對這種情況，應當科學合理的安排相關培訓規劃，保證房產檔案管理人員獲得高質量的培訓，提高自身的工作能力和服務水平。切實有效的提高房產檔案管理工作人員的工作能力，保證房產檔案管理的工作效率，提高房產檔案管理工作的服務質量和水平。

4.3完善房產檔案管理服務制度

在現代房產檔案管理服務工作的開展中，房產檔案管理部門應對服務制度以及相關管理體系進行完善，以此實現房產檔案管理水平與服務質量的提高。為了確保房產檔案管理各項工作順利展開，要結合房產檔案管理的工作特點以及工作內容，來建立科學完善的管理制度，確保房產檔案管理的各項工作落實到位，在實際工作中加強對管理工作人員的管理和監督，加強對房產檔案管理工作人員的考核，保證房產檔案管理工作的服務質量，提高房產檔案管理的工作效率。

作為房產檔案管理服務上的重要內容，提高房產檔案管理質量是提高服務工作的重要組成部分。在房產檔案管理工作中，一方面要通過建立合理完善的制度，另一方面要加強監督和審查，確保落實責任到個人。保證房產檔案管理的服務水平得到提高。

4.4強化責任意識

房產檔案管理部門應注重社會服務基本職能與責任意識的強化。以崗位工作責任制的落實實現崗位工作的科學開展，實現房產檔案管理工作服務質量的提高。針對房產檔案管理服務對象與服務內容，房產檔案管理米部門應加強服務方式、工作方法的改進，提高房產檔案管理服務質量。房產檔案管理部門還需要針對崗位職責、人員責任意識對工作效率、服務態度與服務質量的影響進行人員責任意識的強化。并根據現代房產檔案管理工作的技術方法對人員專業需求開展人員技能培訓。

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科研檔案是在科研活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄，直接記錄了每一個研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研項目的直接產物，又是繼續開展科研項目的基礎和階梯[1]。因此，對于科研檔案管理顯得尤為重要。然而，大數據時代的到來[2]，科研項目的復雜化以及科研用戶的檔案信息需求的轉變，促使傳統檔案管理服務模式的轉變；與此同時，檔案信息的來源廣泛、載體豐富、內容復雜，導致由傳統的檔案查閱服務逐漸轉向主動式服務，給數字檔案館的檔案管理實踐提出了新的挑戰。

一、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的需求

1.大數據時代的挑戰。大數據對國家的治理模式，對企業的業務模式、組織和業務流程，對個人生活都將產生巨大的影響。整個世界步入了大數據時代，這給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化[3]。伴隨著大數據時代的到來，一方面，傳統檔案的紙質文件管理，已遠遠不適應信息發展的需要，同時各類文件的增多，庫房資源也成為檔案管理存儲的瓶頸；另一方面，傳統的檔案系統已無法滿足大數據檔案的管理，必須采用新技術對大數據檔案進行分布式存儲和快速化檢索。因此，全方位的平衡科研用戶的研究資源及其檔案處理工作，支持科研項目的順利推進，對檔案管理服務提出了新的要求。

2.科研項目的挑戰。信息技術的日新月異，各類學科的逐步交融，提升了科研項目的規模性[4]，必然促使著科研項目朝著復雜化的方向發展。科研項目覆蓋學科多，涉及人員多，更加注重全球性、跨領域的協同研究，使得研究過程中檔案的編研與分類工作具有極強的多變性和綜合性特征；另外，科研項目的復雜性要求科研用戶必須自己從得到的檔案信息中進行二次加工，增加了檔案用戶對信息理解和分析的工作量，同時也拉大了數字檔案管理主體與檔案服務對象的距離。因此，這種綜合性與交叉性的科研項目不斷促使著檔案管理的理論含義不斷擴展，檔案管理的技術手段不斷創新，檔案管理的業務環節不斷靈活，檔案管理的內容載體不斷豐富。

二、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的影響因素

科研用戶、檔案資源與檔案管理服務團隊是服務活動得以順利開展不可或缺的主體，只有把握三者之間的交互關系，才能充分發揮其相應的優勢，其中重要環節包括：（1）檔案管理服務團隊。面向科研全生命周期開展檔案管理服務工作，具有專業背景強、支撐材料復雜的特點，傳統被動的檔案查閱服務已阻礙了檔案管理服務的發展，因此，必須對檔案采取進一步的加工、轉換，因此，依靠專業化的檔案管理員和檔案信息分析師是檔案管理創新服務的重要條件。（2）科研用戶溝通機制。建立穩定的科研用戶溝通反饋機制是開展檔案管理服務的重要環節。事實上，此環節貫穿于科研項目的整個過程，需要多種服務溝通機制來保證服務模式的開展。因此，檔案管理服務團隊與科研用戶定期或不定期地開展交流會，及時收集科研用戶需求，輔助其完成檔案編研工作，保證檔案工作持續規范地推進，此外，在借助傳統面對面、電話等交流方式的基礎上，同時采用討論組、微博、論壇、微信等即時工具進行反饋交流[5]。（3）檔案分析利用模式。傳統的基于館藏檔案的手工整理、匯總和歸檔，已經不能滿足大數據環境下的檔案信息工作，在大數據時代，檔案管理將是在云平臺上建設云檔案系統，實現云存儲，并基于此，將支持檔案的各類有價值的信息資源進行不斷地整理、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫，為科研項目的實施提供支持。

三、面向科研項目生命周期的檔案管理服務分析

科研項目生命周期包括項目開題、項目計劃、項目執行和項目結題，科研項目的檔案管理服務團隊根據不同層次用戶的研究進展，以合作的方式，獲取項目生命周期每個階段的實時檔案資源需求，同時以檔案資源集為基礎，建立檔案智慧分析庫，為其提供個性化的檔案分析與管理服務。檔案管理服務團隊圍繞科研項目的整個生命周期，對科研用戶的需求進行分析與獲取。首先，檔案管理服務團隊通過深入到科研用戶的物理場所，了解、分析和解答科研用戶的檔案編研等相關問題；其次，檔案管理服務團隊成為科研用戶的成員，共同參與到科研項目之中，在了解科研用戶檔案文獻資源需求的同時，能夠及時地提供檔案資源管理服務；最后，檔案管理服務團隊通過檔案信息管理系統，進行檔案資源的分析與服務[6]。這樣，通過多種方式的綜合應用和靈活轉化，確定科研用戶需求，并結合檔案管理服務團隊關于項目的具體推進情況，實時提供檔案管理的專業化服務。

1.相關檔案推薦。在科研項目選定過程中，由于科學項目具有一定的復雜性，檔案信息對于科研用戶對研究問題趨勢的了解和思路的梳理是很重要的。檔案管理服務團隊通過當前現狀的調查，向科研人員提供其支持項目研究發展的相關研究歷史檔案成果，為科研用戶提供系統化的檔案報告。

2.規劃檔案咨詢。由于科學的整體性、系統性和全局性，檔案管理服務團隊可以根據項目的總體規劃綱要，幫助科研用戶能對項目的檔案分析管理在一定程度上實現整體性的把控，同時，通過與科研用戶的溝通和反饋，提供個性化的檔案信息咨詢服務。從而，加快了科研用戶的技術路線報告、技術方案文件等檔案的編研工作進度，促進項目推進。

3.文件檔案分析[7]。在科研項目執行過程中，針對支持項目的數據檔案公共平臺，科研人員必須利用相關項目的檔案信息文件，從中發現問題的解決思路和經驗，防止重復性工作。而通過對具體相關科學領域檔案的組織，檔案的分析、支撐科研問題的檔案鑒別是檔案管理服務團隊的優勢。利用這一優勢可以減輕科研人員的負擔，能夠形成嚴格標準地面向過程監控的科研檔案集，其中包括和資源協調文件等相關文件檔案。

4.專題檔案總結。在大型科研項目結題過程中，由于檔案信息門類繁多，項目持續時間較長，因此，檔案管理服務團隊可以作為整個科研項目組的一員，依據數據生命周期全面分析整理并記錄科研用戶的紙質和數字檔案處理情況，同時，依據研究生命周期，細致總結各階段研究成果和檔案文件資源，并進行相關性的處理、統一的整理和歸檔，從而能夠進一步促進科研成果的總結與推廣。

四、面向科研項目生命周期的檔案管理服務的挑戰

當然，面向科研項目生命周期的檔案管理服務工作，在實際過程中主要有兩方面的挑戰：

1.檔案信息安全性。檔案管理服務團隊對科研用戶的檔案信息是實時獲取的，并且與其進行深度的反饋，但是，一個完成的科研項目持續的時間比較長，在這整個時間段，由于人為或突發事件的影響，可能導致科研用戶的部分檔案信息遭到泄露。因此，檔案管理人員必須樹立檔案安全保密意識。另外，科研用戶在與檔案服務人員共享檔案的同時，應該及時告知檔案信息的重要程度以及存儲訪問方式，這樣，通過科研用戶與檔案服務人員的協同，就可以保證檔案信息的安全性。

2.檔案信息的深度整合[8]。檔案管理服務是在傳統相關檔案信息資源有序配置的基礎上進行分析的。因此，圍繞一個科研項目，所涉及的檔案信息種類繁雜，同時，參與項目的科研用戶也在不斷地更替和變化，加大了對于龐雜的檔案資源的有序整合難度。此外，為了支持項目的執行進度，還需要對相關檔案信息進行獲取、共享和分析，這又進一步增加了檔案信息的多層次整合的難度。

面向科研項目生命周期的檔案管理服務，能夠以綜合化的方式參與到科研用戶的檔案管理和服務過程中，深化了科研用戶的互動體驗。在充分了解用戶需求的基礎上，能夠發揮檔案管理人員的專業才能，為科研用戶提供基于實際問題的檔案知識資源方案[9]，此外，檔案管理服務團隊能夠與科研用戶進行充分的溝通與反饋，這樣可以對檔案管理服務進行跟蹤，從而有效增強檔案服務價值，提升用戶滿意度。

參考文獻：

[1]王淑改.企業科研檔案管理初探[J].北京檔案，2012，（1）：28-29.

[2]Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity[R/OL].[2013-01-11].http：///insights/mgi/research/technology_and_innovation/big_data_the_next_frontier_for_innovation.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013，（9）：74-75.

[4]強伯勤.“大科學”與“小科學”的統一[J].中國醫學科學院學報，2007，（3）：291-292.

[5]鄧菲，李宏.嵌入科研的情報研究服務新模式探究[J].情報理論與實踐，2013，36（7）：10-14.

[6]初景利.學科館員對嵌入式學科服務的認知與解析[J].圖書情報研究，2012，（3）：1-8，33.

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2.基于云計算檔案管理服務的優勢

2.1云計算檔案管理服務更加完善

基于充分地認識到了檔案管理工作的重要性，但是對檔案管理工作上還需要不斷的創新。計算機技術的大力發展提高了檔案管理的服務水平的同時，也對檔案管理機構的設立和人員分配中更加的合理，從而進一步的提升了檔案管理的質量。在云計算技術下，獨立地運用軟件應用的功能，能將之前一些零散的檔案信息整合起來，進行統一儲存，便利了用戶的查閱，操作起來較之前更加簡單快捷。檔案管理機構的設立以及一站式服務檔案管理平臺的構建，這些舉措都是以提高檔案管理服務水平為目的的。

2.2云計算檔案管理更具有可持續性

在對檔案管理的時候，傳統的檔案管理模式都是將檔案儲存在固定的地方，如果出現故障或者一些惡意攻擊，會直接影響到檔案的查閱，不利于檔案的保存。對于云計算管理在對檔案進行儲存的時候運用集群的儲存方式，也就是說可以將儲存的檔案分布到不同的服務器上面，在我們查閱的時候可以更加的快捷，即便是哪一個服務器出現了故障，也可以利用另一個服務器將數據進行恢復，就能夠更好地提高服務。

2.3云計算檔案管理更具有操作性

在傳統檔案管理工作中存在很多的硬件問題，其中管理設備上存在的問題加大了檔案管理的難度，增加了工作量，另外檔案管理人員的不重視更加導致檔案管理受到嚴重影響。又因檔案管理上缺乏一定的規章制度，難以更好的開展檔案管理工作。而在運用云計算管理后，工作量明顯地減少，服務質量不斷攀升，同時也便于檔案管理人員的操作和管理，在人員分配管理中充分顯示了檔案管理高效率。

2.4云計算檔案管理服務的主要任務

檔案資源建設是檔案服務創新中的基礎，把檔案收好、管好、用好。企業的檔案管理既有非保密性的也有保密性的，對于不同的檔案可以通過不同的級別進行管理和創新。比如關于非保密性的檔案，我們可以通過市場的形式來運作，以達到方便群眾的目的；而對于保密性檔案，我們則需要按照管理級別和權限實現網絡管理，或以銀行系統的內部網管理模式存在，或以嚴格的加密形式存在，以防止機密檔案泄密。

3.基于云計算檔案管理服務的創新

3.1云計算檔案管理的制度化

在對檔案管理制度的建立過程中，檔案管理的主要原則是進行制度化，隨著檔案室內部網絡的建設，便可以充分的利用網絡技術提高檔案管理的服務性，及時上傳檔案數據，讓檔案信息能夠第一時間查閱到，為用戶提高更優的服務。檔案管理中另一個重要方面是對檔案進行評估，健全檔案管理各個方面的內容，不斷的豐富檔案管理中的內容。不僅如此，我們還要組建專業的檔案管理人員，在管理人員中組織進行嚴格的檔案管理工作的培訓，包括整個流程各個方面的培訓，充分認識檔案管理工作的重要性。而作為檔案管理者，一定要加快檔案數據庫的建設，以便有效的實現檔案的管理和利用。

3.2實現資源共享

在構建云計算檔案管理服務后，管理者可以將檔案信息儲存到云計算中，通過自身優勢實現數據信息共享。在對檔案管理開展的過程中，要創新管理觀。在實現資源共享的檔案管理服務過程中，要根據人們生活中的需要進行調節，對部分的資源不足的現象進行補充，更大程度地讓所擁有的資源進行共享，為企業提供所需要的資源，同時享受到更加全面的服務，實現信息利用的最大化。

3.3確保信息儲存的安全性

檔案信息安全是信息時代重要的課題，這也是現代信息技術重點研究的目標。檔案管理運用云計算管理方式，可以更好的將檔案管理服務中的各個平臺整合起來，讓他們共同的發揮作用，更好的為企業提供業務訪問和數據傳輸功能。它將用戶數據傳輸到云端，保證數據的安全可以在多個服務器中打開的方式進行儲存，可以隨時獲取想要的數據，保證檔案管理服務同時更加確保了數據的安全性。

3.4制定靈活的服務模式

基于云計算機的檔案管理服務平臺可以根據需要制定相應的應用，滿足不同的需求，同時在制定相應的服務的時候，若感覺不滿意可以隨時進行退訂。同時檔案管理是一種管理和知識意識的工作，隨著社會的發展，檔案管理工作人員應該不斷的加強檔案管理意識，主要就是建立檔案管理人員要通過學習不斷地實踐鞏固，并樹立正確的人生觀和價值觀。還應要求檔案管理人員認真學習有關法律，了解檔案的真實面貌。同時要熟練的掌握檔案管理工作的技術，不斷優化自身的專業性，并在此時適當提高檔案管理人員待遇，激發他們工作積極性。

3.5高層次智能的服務

在信息技術不斷發展的今天，人們的需求也逐漸多樣化，想要得到用戶的支持，就必須滿足企業的各項需求，而云計算的檔案管理平臺具有這樣的特色，使得用戶操作起來更加容易，并且能夠迅速快捷地搜索到需求的信息資源，也因此在一定程度上增加了使用網絡搜索信息的用戶。除此之外，基于云計算的管理服務還能共享重要信息，將有效的信息展現在用戶的眼前，讓用戶享受到高層次的服務。值得注意的是，還需構建智能跟蹤平臺來加強這些服務內容，根據用戶的喜好和習慣將所需要的信息推送給用戶，充分的體現出服務的人性化，通過高層次智能的服務體現云計算的檔案管理的優勢，增加用戶對云計算的檔案管理的創新理念。

3.6針對性的服務

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當前我們處于信息時代，社會對信息需求量急劇增加，這對信息行業帶來了嚴竣的挑戰。檔案工作是國社會提供檔案信息服務的一項工作，只有實行檔案管理服務創新，加快推進檔案信息化建設，實現檔案管理服務現代化，才能使檔案工作更好的與時展需求相適應。

（二）利用創新意識有效的推動檔案事業的可持續發展

當前社會功能不斷完善，社會功能與經濟社會保持同步協調發展，從社會需求角度要求檔案事業要保持可持續發展，因此需要利用創新意識來把握檔案事業發展方向，更好的促進檔案事業的健康、持續發展。

（三）網絡的快速發展迫使檔案管理服務的創新發展

在當前信息化環境下，傳統檔案利用方式已無法滿足時展的需求，人??對信息的時效性更為關注，獲取信息的渠道也發生了較大的變化。人們更希望利用網絡足不出門來獲取到有用的信息，這就迫使檔案管理服務要進行創新，以現代化的管理技術及主動的服務更好的滿足人們對信息利用的需求。

二、檔案管理服務的創新途徑分析

（一）思想觀念意識上的創新

要將檔案管理工作的質量放在第一位，相關的從業人員要積極的提高自身的專業素質和技能，做好檔案接收、整理、鑒定等工作，加強對檔案工作的監管，使檔案部門能夠落實好自身的檔案管理任務。檔案工作者要有建設檔案信息化的意識及追求，從思想觀念上接受其信息化。樹立檔案管理工作的時效觀念，具備超前的服務意識，這樣才能準確及時的為利用者提供檔案信息。

（二）管理手段上的創新

首先，運用現代科技手段和先進管理方法。明確歸檔資料的歸檔范圍，合理劃分保管期限。做好檔案的收集、整理、分類、裝訂、歸檔等工作，完善檔案保管、借閱、保密、統計、鑒定、銷毀等管理制度，確保檔案管理的規范化和標準化。

其次，要求檔案管理人員了解一定的現代化管理知識，并掌握現代化管理技術，將新型技術應用于檔案管理中，提高檔案管理的數字化和信息化水平。

最后，實現檔案服務模式的創新，傳統的服務形式一般是到檔案管理部門進行查找所需要的信息，效率很低，可以將這種方式轉變為電話咨詢或網絡在線客服的形式，可以提高服務效率和質量。

（三）服務方式的創新

首先，實現檔案資源共享，建立聯合目錄。在檔案工作中要打破部門各自為政的局面，構建一個系統、完整的資源共享系統，充分發揮檔案資源整體優勢，并利用建立聯合目錄的方式，為檔案利用者提供更文化的檔案信息。同時各文獻部門也要深入挖掘資源潛力，實現文獻資源共享的互補，進一步提高檔案資源的利用率。加快推動檔案信息資源共享的同時，還要促使檔案走特色化發展之路，以便于為社會各行各業的發展提供更優質的服務。

其次，開展在線服務。在當前信息化環境下，需要對檔案服務方式進行創新，利用在線服務方式來為檔案利用者提供便便捷及優質的服務?？梢酝ㄟ^建立檔案網站，實現檔案信息的網上檢索。同時各單位檔案部門還要與宣傳部門有效結合，及時將單位重大活動檔案資料進行歸檔，并實現有效利用。另外，檔案人員還要認識到自身的服務角色，可以利用網上平臺、電子郵箱、通訊軟件等解答服務對象關于檔案內容和利用方面的各種咨詢，為檔案利用者提供更優質的服務。

最后，開展檔案閱覽服務。單位檔案室可以定期開展檔案閱覽服務，設立檔案閱覽日或是開辟閱覽空間，使檔案利用者能夠更便捷的調閱檔案，了解自己所需要的信息，從而進一步提高檔案信息的利用效率。

（四）創新檔案管理的標準化進程

新的歷史時期，我國的檔案管理工作已經發生了重大的變化，并且已經取得了很大的進步，但是在檔案管理工作的系統和結構還存在一定的弊端，需要相關的工作人員結合當前時代的發展狀況以及科技發展水平進行適度的檔案管理創新，提高檔案管理工作的標準化進程，同時還需要建立檔案管理工作標準化體系，并建立相關的管理機制。同時隨著科技的發展，還需要豐富檔案管理內容，增加檔案中的音頻資料和視頻資料，檔案需要是記錄重大的歷史事件、重點人物的影響力，這樣可以彌補文字檔案中存在的不足，通過圖像資料來完善檔案管理工作，通過創新檔案管理工作提高檔案管理適應時展的能力，為社會提供更加準確的資料，彌補傳統檔案管理工作中存在的不足，強化檔案管理的全面性，完善檔案管理工作的標準化進程。

（五）注重檔案管理人員隊伍綜合素質的培養

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2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。

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2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。

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1.針對下崗職工的檔案管理服務的作用

企業在大的經濟環境下的改革，必然會產生職工的調整與轉移，在這種大背景之下，職工下崗成為了不可避免的事。如何解決下崗職工再就業，做好下崗職工的生活保障工作，成為了政府工作的重點。

現階段我國的就業工作形勢屬于就業與再就業并重的時期，下崗失業職工是就業工作的主要的扶助對象，面對市場經濟的不斷發展，就業形勢的愈發嚴峻，加強下崗職工的檔案的管理服務，不僅對下崗職工的在就業工作有巨大的幫助，同時對維護社會穩定也起著良好的促進作用。各級政府與部門的相關完善檔案管理的措施，目的都在于推動下崗職工再就業，讓檔案服務于社會。因此，下崗職工的檔案管理屬于市場就業機制的重要的組成部分。

2.下崗職工檔案管理服務現狀

下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機構與管理人員，明確職責，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發，進行規范完善的管理。并且，劃定歸檔的范圍，做好各項資料收集工作，從個人簡歷、與原單位所簽訂的材料、再就業活動材料如下崗職工培訓等各方面的內容進行檔案資料的完善。此外，一些部門單位積極開展相關服務工作，加強對檔案的開發與利用，為下崗職工擴大再就業的機會，積極尋找社會就業機構渠道。

同時，具體的檔案管理服務工作依然存在著一些弊端，存在著尚未完全去除的“病根”。例如相關部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應有的管理人力資金的投入，將其作為企業的負擔。其次，一些企業的相關管理制度不健全，例如破產兼并的企業管理調動頻繁，調動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時有發生，甚至有一些企業讓下崗職工自存檔案的現象。這些都使得企業部門自身無法準確提供下崗職工再就業的準確信息，使職工的權益受到了傷害。

此外，一些地方勞動部門也不注重對相關檔案的科學保管。一些檔案管理委托機構，缺乏足夠的責任心，將檔案代管的關系作為簡單的寄存的關系，沒有嚴格、行之有效的管理措施制度，勞動檔案管理部門的執行力度的不夠，導致下崗職工檔案的完善程度受到影響，進一步限制了下崗再就業檔案的作用的發揮。針對下崗職工檔案管理的現狀，現來具體談論進一步發揮檔案管理對下崗職工再就業作用的措施。

3.如何進一步發揮檔案管理服務對再就業的作用

針對下崗職工的檔案管理服務的作用，以及其管理現狀來看，下崗職工的檔案管理服務，需要進一步強化，為下崗職工的再就業提供更為有效的幫助。現提出三個具體的措施。

3.1擴大宣傳，加強領導，提升社會認知度。首先各級部門應當充分認識到下崗職工檔案管理的重要性，在此基礎之上加強對管理的領導，加大宣傳的力度。一切從幫助下崗職工再就業的角度出發，從基本上保證檔案工作的有力有序進行。并且，應把檔案工作當做透視社會現象、掌握社會就業信息的主要渠道，展開具體深入的領導宣傳活動。例如，在相關就業市場開設宣傳專欄，張貼宣傳標語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認識與接收檔案工作管理與服務，提高人們對檔案工作的認識，從而促進下崗職工檔案管理作用的發揮。

3.2加強下崗職工檔案管理社會化。我國的檔案管理逐步發展，由企業管理職工檔案到社會機構參與管理。隨著社會的不斷發展，檔案的社會功能也愈加明顯。要更大地發揮檔案管理對下崗職工再就業的作用，應加強下崗職工檔案管理的社會化。具體的政府與相關部門應當積極采取相應的措施，實行社會化管理，讓檔案發揮作用。例如，對無力交納管理費用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應積極派相關人員收繳。另外，政府部門應當適當投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務于社會，從而對促進再就業產生積極的推動。

3.3加強與各級工作、就業部門的配合。工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應當與工會與就業機構合作交流，挖掘檔案深層次的就業信息，為下崗職工服務，并努力進行對檔案的加工。協同工會部門為下崗職工協調工作接收單位，積極配合就業部門宣傳以及對檔案與人才的發掘，及時向其提供下崗職工的檔案及相關資料。完善整個再就業的系統。

結束語

總而言之，下崗職工的檔案管理對其再就業發揮著重要的作用。下崗職工的檔案管理工作，必須本著幫助其再就業的角度出發，積極科學管理，與相關部門努力配合，發揮檔案管理服務對下崗職工再就業的最大作用。

參考文獻：

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一、檔案管理創新服務的涵義

管理不僅是門科學也是門藝術，管理本身就是生產力。創新則是一種經濟活動，它既包含了技術創新又包含了制度創新，這兩者都是創新的重要組成部分。

管理創新，換言之就是在管理理論、管理技術和管理方法等方面的標新立異。檔案管理創新則是檔案的開發者和利用者的創新，它是一種以科學知識為后盾的實踐活動。它既是一種精神更是一門學問，是管理工作者日常工作中不可或缺的一部分。

二、檔案管理工作創新的意義及必要性

1、檔案管理工作創新的意義

1.1檔案管理服務的創新是檔案工作所特有的工具和手段。檔案管理的創新不僅可以將檔案事業中的各要素緊密結合相互促進使其能夠在復雜的環境下順利進行工作而且能夠綜合的運用各種知識技能去探求成功的經驗和規律。除此之外，管理服務的創新還能有效地管理和開發游泳的檔案資源，最大可能的滿足信息時代和知識經濟對檔案信息個需求。

1.2在進入社會主義小康社會和網絡信息全球化的今天，檔案的現代化管理和創新服務建設的好壞直接影響到檔案事業的發展與興衰。隨著社會經濟的不斷發展，檔案事業受到了更多的重視，檔案的基礎設施的各種條件得到了極大的改善，對于檔案的制度與法規也在不斷的加強?？墒菣n案在管理與利用方面仍然存在著許多問題不能很好的適應社會現代化的發展，因此我們需要通過對檔案管理的創新服務來解決類似問題。

2、實行檔案管理服務創新的必要性

2.1檔案管理的創新服務是經濟全球化的客觀要求。在21世紀，全球進入信息時代，信息化是這一21世紀的時代特征，信息量的急速擴增對于信息行業是個嚴峻的挑戰。檔案管理工作作為利用檔案信息為社會提供服務的工作同樣也面臨這類問題。只有讓檔案管理服務實現其現代化，大力加強檔案信息化建設，發揮其自動化程度高、傳輸信息快。信息共享面廣等特點才能更好的適應于滿足社會發展的需要?，F代科技的迅猛發展使得一些以電子為主的新型記錄工具的出現，使得以紙質為檔案載體為主的局面不復存在，大量電子文件的出現和廣泛使用意味著檔案管理的服務理念、模式、手段和機制在隨著社會的發展和科技的進步而不斷的創新與發展。檔案的發展與社會的進步緊密相關，因此要求檔案的管理服務的創新不斷適應社會形勢的變化與發展。

2.2創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的動力同時也是21世紀的時代主題，是我們一切事業活動能否取得成功的關鍵所在。因此檔案管理服務必須開展創新活動以適應社會和自身發展的需要。檔案管理工作的根本目的是建立在科學的管理及創新之上的，通過創新可以尋求到科學的管理規律能夠有力的推動管理工作向更高層次的邁進。

2.3具有創新意識有利于檔案事業的可持續發展。社會功能的改善和提高與經濟社會協調同步發展的同時必須要求檔案事業的可持續發展，這也需要我們從社會需求的角度來把握住檔案事業發展的方向和規模，以便大力提高檔案工作的工作效率和信息開發資源的利用率。實現檔案事業的可持續發展是建立在對于檔案管理服務不斷創新、不斷提高檔案工作的社會服務功能之上的。

2.4開展在線服務的創新。傳統的檔案利用方式在當今信息化時代下必然發生變化。社會的全面信息化改變了人們的生活環境，工作和學習方式，使得人們開始注重信息的時效性，希望利用網絡能夠得到更多有用的信息，因次以往的被動傳統的檔案管理方式已被現在現代化科技化的管理方式所替代。這也是時展的必然結果。

三、檔案管理服務創新過程中遇到的問題及其實現的途徑探討

1、在創新中遇到的問題

1.1對檔案的重視程度不夠。一直以來有一大部分人們認為檔案工作只是對文字資料的抄抄寫寫，保管的事務性的工作，這種工作不能夠給單位或企業帶來實質性的經濟效益。因此對檔案工作的創新不在乎和不重視，這使得檔案工作在實行創新的道路上多了一層人為的阻礙。

1.2檔案的管理制度不健全。管理制度的不健全體現在管理的不規范，導致在檔案工作的開展過程中沒有一套完備的設施去實行，同時也嚴重的損害了檔案的真實性和其可利用的價值。

1.3檔案的基礎設施的投入不夠。如今隨著科學技術的進步，世界早已進入了信息化的時代，計算機及網絡技術在管理中也被廣泛運用。但是我們隊檔案的硬件條件的投入不夠使得其管理跟不上科技的發展潮流，不能很好的對大批量的信息進行收集與保管，這將嚴重阻礙檔案管理的發展腳步。

1.4檔案工作人員的業務素質不高。目前在檔案管理專業人員隊伍中，文化程度、理論水平以及專業素質都不能達到高度統一。有些人員沒有具備檔案管理的專業知識。這跟時代的發展要求懸殊較大。

2、實現檔案管理服務創新的途徑探討

2.1思想觀念的創新。思想觀念的創新是管理創新的前提，被管理創新始終貫穿著。創新是時代的要求，而思想觀念的創新是各種其它創新的基礎和前提，只有思想觀念得到了創新才能談得上管理與服務的創新。管理創新必須以現代化的管理意識為前提樹立管理的知識化、網絡化和社會化的思想意識。思想觀念的創新是管理創新得以成功的保障。

自1978年以后檔案工作已發生了重大的改變，不僅要為政治服務還要為經濟建設、教學科研等其它各個方面服務。自社會主義市場經濟建立以后，檔案工作又被賦予了更高的新要求，在不斷發展的新的社會形勢下工作人員只有不斷的解放思想、開拓創新才能解決可能出現的新問題取得新突破。

2.2理論知識的創新。理論知識的創新是檔案管理活力的源泉。21世紀不僅是知識經濟時代也是信息時代，在這個日趨發展的時代中各行各業都發生著日新月異的變化，檔案管理服務只有不停的創新理論知識才能跟上時展的腳步。

在新的國內形勢下檔案工作的創新有著更為廣闊的發展空間。除此之外，由于我國經濟制度的建立和完善，政府的職能和行政管理模式也會隨之發生變化，檔案工作將涉及的問題會越來越多，工作也將會越來越繁重。這要求工作人員不僅在思想上引起重視更要在實踐上進行積極的創新與探索。這樣才能使檔案工作能很好的適應國內形勢的發展。

2.3管理方式的創新。自1949年以來，我國在檔案事業這方面制定了許多不同的法律法規及相關的管理制度，這對我國做好不同時期的檔案工作起到了積極的作用，可是隨著社會經濟的不斷發展，社會制度的不斷完善，在檔案事業上我們不能止步不前，應該隨著社會經濟制度和科技的發展而發展，這樣必須對傳統的檔案管理方式進行改革與創新。即要建立新的管理制度以代替過去那繁瑣、呆板的操作步驟。這也要求我們檔案管理工作者勤于動腦充分利用現代化的管理工具來簡化工作程序、提高工作效率和管理水平。

管理方式的創新不僅是在理論和思想上進行創新也要在管理技術上進行革新。檔案管理想要實現跨越式的發展就離不開科學的管理技術，將現代化科學技術和管理方法相結合融入到檔案管理中是促進年檔案管理工作全面發展的強勁動力。以計算機管理為主，手工管理為輔的管理模式是衡量檔案管理水平的重要標志。通過不斷的技術創新，檔案管理服務將逐漸實現現代化和科學化的發展方向。

2.4服務方式的創新。檔案服務的創新應該致力于兩個方面，一方面是服務的內容和范圍的創新而另一方面就是服務方式的創新。檔案工作是通過檔案服務才能發揮其相應的作用，檔案服務是檔案工作的中心。因此必須創新檔案管理服務的方式使檔案事業邁向充滿活力與生機的發展道路上。

2.5提高檔案工作人員的業務素質。社會發展要求檔案工作人員具有更加全面和強硬的專業知識以適應不斷進步的科技和時展的潮流。檔案工作人員應該具備相當扎實的檔案專業知識以便能夠輕松應對在檔案工作中出現的新問題。由于計算機網絡的快速發展使得檔案信息量激增，這也要求檔案工作者要相應具備計算機方面的知識和操作能力。社會在發展，檔案事業也在發展，檔案工作人員也要跟著不斷進步，不斷的充實新知識、新技術以提高檔案工作人員的業務水平更好的適應現代化檔案管理服務的需求。

檔案工作人員要按照“面向世界，放眼未來”的原則，建立創新思維、開展創新實踐，對檔案管理的現狀要了如指掌以端正自己的創新行為，做到在穩中前行。要注意取長補短，注意管理方式的推陳出新、放眼世界，多多參與國際檔案信息交流，以便滿足多方面利用的需要。

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創建人事檔案管理服務目標體系

企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。

建立經濟實用的人事檔案庫房

南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。

強化人事檔案資源建設

南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢?，F代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持?，F在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。

加強人事檔案安全體系建設

檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。

開展人事檔案編研工作

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1.發揮政府人事部門人才服務機構的主渠道作用

依照相應的法律規定，可以說企業的人事部門是隸屬于人才服務交流機構的，因為企業人事部門檔案管理的職能是由國家政府部門中的人事檔案管理部門賦予的，只有這樣才能保證人員的檔案不會因為個人的私欲私自修改，嚴格保證檔案的真實性和可靠性。人才服務交流中心可以說是人才與企業之間的交流媒介，為人才與企業之間的交流構建了一個良好的平臺，當然人才交流中心也是人才與企業之間交流的主要渠道。企業需要大量的人力資源時可以通過人才交流中心進行尋求，而人才也因為人才交流中心這個平臺而步入理想的企業，放飛自身的夢想。

2.轉變職能，創新機制，拓展服務領域

二十一世紀人才是第一資源，作為現代社會人才管理中，人才交流服務中心作為現代人才市場管理中重要的組成部分，其本身的職能以及管理的有效性無疑決定了我國現代社會人才交流以及人才流動的速度，在一定程度提升了人才的就業效率以及社會資源的有效配置。

人才交流服務中心必須要褪去傳統的陳舊管理理念，根據目前的實際情況尋找對于檔案管理社會化的最有效措施，將自身的管理理念，服務模式不斷地進行更新，增加新的服務內容。詳細的介紹就是轉變傳統的思想，將原有的老套的管理理念轉變為服務理念。人才交流中心對于人才的檔案管理更多的是被動的，只有在企業對人才的檔案有需求的時候，才會對人才的檔案作出相應的管理工作。而現在要求的是將被動變化為主動，擴展人才服務中心的服務內容，將人與企業更有效地連接在一起，只要是企業有需要時，人才服務中心就能馬上的做到人員的調配。不同于以往的只是對人才和檔案的管理工作，而是服務于人才和企業。使人才檔案管理更加的人性化，使人才服務中心的職能更有效地發揮出來，充分提升現有人才檔案的利用效率，增加服務附加值，使得人才檔案本身能夠很好地在企事業單位以及交流服務中心之間充分的流轉，不斷提升人才檔案的使用價值，豐富檔案記錄內容，不斷依據企業本身的需求，逐步對現有中心檔案內容進行優化，便于企業實際的內容檢索，以此提高檔案管理的使用效率。建立適應市場化、符合社會化的運行新機制。社會的發展要求人才交流服務中心不斷改革自身服務理念，轉變事業單位服務機制，由市場發展作為改革動力，逐步建立適應市場發展、符合社會化發展的運行體系。借助于市場力量，更好地將人才檔案進行市場化的管理，采取合理的績效考核方式，增加員工工作的積極性與主觀能動性，充分實現員工的轉崗以及流動機制，利用市場化的用人機制，激活內部管理和服務，來贏得客戶。做好基礎管理服務，不斷拓展新服務項目。人才交流服務中檔案的管理不僅僅是簡單的提供人才的基礎信息，更為重要的是調節現有市場需求，不斷進行內容的豐富與擴展，便于政府對于現有人才流動以及管理的了解，幫助政府更好地結合現有人才培養以及企業人才需求，進行合理地宏觀調控政策。同時，在此基礎上，不斷拓展原有業務，如注冊資格審查的存檔證明、人才引進、人才測評等不斷提高現有人才交流服務中心檔案管理的多元化，進而滿足企業以及政府的實際人才管理和調查需求。

3.運用現代技術，提升管理服務水平

二十一世紀是信息時代，在現代互聯網技術高速發展的當下。我國人才交流服務中心檔案管理，應該充分借助于現代信息管理技術，運用現代技術，結合MIS、ERP等管理方式，加強檔案管理效率，不斷加快硬件投入和軟件開發，并且實現檔案管理與企業需求之間的聯動機制，能夠依據不同企業的需求更快速的對相應人才進行檢索，從而切實有效的提高了自身的服務效率以及企業人才檢索的有效性。

二、營造社會化環境，加快社會化公共服務進程

1.以點代面，完善社會化服務功能

人才交流服務中心其檔案的管理，要結合企業需求，在提供快捷、方便、高效的同時，做好已有的基礎業務，同時認真解決新的需求服務，基于檔案管理為核心，提供菜單化的管理內容，針對不同類型的人才，提供不同的檔案管理服務，結合人才的特性以及企業的需求，進行智能匹配，從而使得企業自身與人才交流服務中心全面對接。如建立專業技術檔案、業績檔案等不同類型的個性化檔案。

2.以政策為導向，為社會化管理和服務鋪路搭橋

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檔案管理范式是指進行檔案管理的一種模式，屬于方法論的范疇。在公共管理的視角下，醫院檔案管理主要有以下幾種范式可供參考：

2.1文檔集成式

文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術形成系統的管理范式，并運用系統的管理模式對醫院檔案進行管理。文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協調性。目前，醫院文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負責的，其中文書部門主要負責文件管理部分，而檔案部門則主要負責檔案管理部分，兩個部門獨立工作，使文檔的完整性得不到充分的保證，影響了檔案管理的質量。而文檔集成式管理則能夠將文件管理和檔案管理統一到一個系統當中，從而保證了文件檔案的完整性和開放性。

2.2資源管理式

隨著社會和信息技術的發展，出現了越來越多的電子檔案，檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理。因此，大力開發信息資源，對于未來檔案管理工作的發展具有十分重要的意義。由此可見，醫院檔案管理工作也應轉向信息資源的方向，將信息資源體系作為醫院檔案管理的基礎。

2.3公眾參與式

在公共管理的視角下，醫院檔案管理工作應逐漸向公平、公開的方向發展，作為檔案管理服務對象的社會公眾也應參與到檔案管理當中。公眾的參與不僅是社會發展對檔案工作的要求，也是檔案管理開放性的具體體現。公眾參與檔案管理工作的目的主要體現在以下兩個方面：一是對檔案管理工作進行評價；二是幫助解決在檔案管理工作中出現的具體問題，以幫助檔案管理人員及時發現檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題進行改進，以不斷提高醫院檔案管理工作的水平。

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1.2 提升高校檔案管理服務效率和水平的需要 高校中有著當前時代最新的學術信息，也有著高校自己最新的研究成果，是技術以及理論創新的根據地。而各高校間需要強有力的溝通協調，實現信息共享，充分發揮信息的作用，促進學術研究更進一步，為我國社會主義建設提供有力的保障。而這需要各高校完善和健全信息化與網絡化建設，為信息的傳遞與共享提供便利。

1.3 提高檔案管理人員自身素質的需要

信息時代的到來以及科學技術水平的不斷發展，高校檔案管理人員必須要具備更高的專業素養，沒有相關知識以及經驗的儲備就不能夠勝任工作，而檔案管理工作不改革、不創新就不能夠滿足時展的需求。人員的素養以及模式的創新是相輔相成的，人員的素養要符合新模式的要求，新模式的創新則需要專業的人才進行。

1.4 節約資金支出和工作成本的需要 以前高校都是使用紙質的檔案，對于收集、歸檔以及監管投入的人力、物力較大，而通過信息化技術，能夠降低這些資源的消耗，還能夠提高工作效率，降低工作人員的勞動強度。

2 當前存在的問題

2.1 管理理念相對陳舊 我國高校領導通常對學校教育教學這方面比較重視，為了提高教學水平，不惜花費大量的資源來強化師資力量以及相應的硬件設施。而對于高校檔案管理這方面的工作重視程度較低，相關的管理理念與模式等都無法取得進步。同時高校領導的不重視造成檔案管理的資金投入較少，甚至真正的投入與實際需求有著很大的差距，致使用于高校信息化建設的設備不能夠得到落實。此外，高校領導的這種思想也極大的打擊了檔案管理人員工作的積極性，使得工作人員無法自覺地將高校的檔案信息服務于一些有益處的地方。

2.2 檔案管理方法較為煩瑣 高校檔案管理工作較為繁雜，傳統的檔案管理工作主要是對檔案進行收集和整理，隨著檔案數量的急劇增多，工作人員全靠手工勞動已經不能很好地完成工作任務。而高校檔案管理的電腦管理也僅僅是用于檔案的搜索和查詢，并沒有進行更深一步的信息化改革，致使檔案管理工作效率較為低下。同時高校檔案管理的服務性根本就沒有充分的發揮，一直處于被動的狀態。這些極大的影響了高校檔案的傳遞和共享，尤其是一些對于社會有意義的工作，急需要改進和創新高校檔案管理以及服務模式。

3 相關建議

信息化技術的應用在未來將成為高校檔案管理工作的主要趨勢，而對于目前高校的基本情況而言，則需要根據自身的傳統檔案管理方式，結合信息化技術進行不斷地改進和完善。

3.1 建立信息化管理模塊，強化宣傳教育 首先對于高校檔案管理的工作內容進行充分的了解，熟悉高校所擁有的資源以及成果，建立信息化的檔案管理模塊。同時加強宣傳教育，讓相關管理人員充分認識到檔案管理的重要性，促進高校檔案管理工作的有效開展，并積極地發掘高校檔案的服務性作用。

3.2 加大資金投入 前文說到高校領導對于檔案管理沒有給予高度的重視，致使資金投入不能夠滿足工作的需求。為此高校領導要調整觀念，加大資金的投入，積極地對信息化設備進行更新，建立一個擁有高素質、技術性強的信息化團隊，能夠更好的為高校檔案管理服務模式的創新貢獻力量。

3.3 強化協調溝通 高校檔案管理工作應當根據自身的實際特點來進行建設，這就需要有著自身獨特的技術性，需要與高校的相關領導、學者進行溝通協調，首先要滿足資金的投入，其次需要高校對信息化方面給予技術上的支持。